Uzņēmuma dibinašanā viens no lielākajiem biediem ir grāmatvedība un nodokļu nomaksa. Topošajiem uzņēmējiem var likties, ka viņiem jau no pirmās dienas ir jāpieņem darbā grāmatvedis, taču tā nav patiesība. 21. gs grāmatveži var strādāt attālināti un daudzi to arī dara. Ašākie ir nodibinājuši savas firmas un piedāvā uzņēmumiem grāmatvedības ārpakalpojumus. Cenas ir samērīgas un atkarīgas no darba apjoma. Tikko uzsākot uzņēmējdarbību, visticamāk, nevajadzēs maksāt vairāk par 50 eur līdz 100 eur mēnesī.
Uzņēmumos, kur īpašnieks vienlaikus ir arī vienīgais darbinieks, grāmatvedību var kārtot pats, pie nosacījuma, ka ir atbilstošas zināšanas. Visiem pārējiem ir vajadzīgs grāmatvedis, bet, ja izvēlaties ārpakalpojumu sniedzēju, tam ir jābūt licencētam. Šī prasība ir spēkā no 2023. gada 1. jūlija un to, vai noskaitītais grāmatvedis vai grāmatvedības birojs ir licencēts varat pārbaudīt šeit (jāievada vārds, uzvārds vai uzņēmuma reģistrācijas numurs).
Grāmatvedības ārpakalpojumu veidi
Ikmēneša atskaites, rēķinu iegrāmatošana, algu aprēķins, dažādu deklarāciju (IIN, VSAOI, PVN) un ziņu par darba ņēmējiem iesniegšana ir ikmēneša pienākums. Papildus nāk saziņa ar valsts iestādēm, gada pārskata sagatavošana, pamatlīdzekļu uzskaite un norakstīšana, atvaļinājuma un komandējuma naudas aprēķināšana un daudzi citi pienākumi, kurus pašam nemaz nav vērts atcerēties. Tas ir grāmatveža darbs un par to Jūs viņam arī maksājat. Vajadzības gadījumā profesionāls grāmatvedis arī konsultēs par nodokļiem, grāmatvedības un juridiskajiem jautājumiem vai vismaz varēs pateikt, kur meklēt profesionālu padomu.
Ārpakalpojumu grāmatvedis uzņēmumiem, lielākoties, ir praktiski un arī finansiāli izdevīgs risinājums. Sadarbības formāti var būt samērā atšķirīgi, taču vispulārākie ir šie trīs:
- pilna grāmatvedības apkalpošana ir vispieprasītākais formāts. Tā ietvaros grāmatvedis dara visu, kas vajadzīgs, lai uzņēmums varētu netraucēti darboties un koncentrēties uz biznesa attīstību. Pakalpojums gandrīz vai līdzvērtīgs štata grāmatvedim, tikai darbinieks nesēdēs pie Jums birojā, bet kaut kur citā ēkā vai pat citā pilsētā.
- Daļēja grāmatvedības apkalošana – grāmatvedības firma veic tikai atsevišķas funkcijas – algu aprēķins, rēķinu iegrāmatošana, ceturkšņa deklarāciju un gada pārskatu iesniegšana. Šī formāta ietvaros abas puses savstarpēji vienojas par grāmatveža pienākumiem, bet pārējos darbus (parasti vienkāršākos) dara pats uzņēmuma īpašnieks vai tā nozīmētie darbinieki.
- Konsultācijas. Iespējams, jums jau ir savs grāmatvedis, taču vēlaties saņemt trešo pušu viedokli par kādu konkrētu jautājumu, piemēram, nodokļu optimizācija? Daudzi ārpakalpojumu sniedzēji piedāvā šādu iespēju. Cenas tiek rēķinātas pēc stundu takses. Ja vēlaties, lai saruna būtu konstruktīvāka, ieteicams nosūtīt jautājumus jau iepriekš. Tas dos laiku grāmatvedim sagatavoties sarunai un atbildēt maksimāli konstruktīvi.
Veiksmīgas sadarbības pamatā ir savstarpēja cieņa un norunu ievērošana. Svarīgi atrast kompetentu grāmatvedības uzņēmumu un savlaicīgi iesniegt visas atskaites. Ārpakalpojumu sniedzējiem ir n-tie uzņēmumi, kurus tie apkalpo. Ja visi dokumenti netiek iesniegti laikus, var rasties problēmas ar savlaicīgu deklarāciju un ziņu iesniegšanu VID un citās valsts iestādēs. Galarezultātā var nākties maksāt sodu par kavēšanos.
Ārpakalpojumu veida izvēle atkarīga no Jūsu vajadzībām, profesionālās kvalifikācijas un uzņēmuma darbības vēriena. Lieliem uzņēmumiem, kas nodarbina daudzus darbiniekus vai veic ļoti daudz darbiniekus var būt izdevīgāk pieņemt štata grāmatvedi. Pirms noslēgt līgumu obligāti iepazīstiniet grāmatvedi ar savas darbības veidu un paredzamo grāmatojumu skaitu.
Kā izvēlēties grāmatvedi?
Vai Jums personīgi ir pazīstams kāds grāmatvedis? Varbūt kādam ģimenes loceklim ir pazīstams? Šis būtu labs sākumposms, ja ne sadarbībai, tad vismaz konsultācijai. Ir labi sadaraboties ar grāmatvedi ar kuru ir kopīgi paziņas. Tas palielina uzticēšanos un arī neformāli varat noskaidrot, kāds ir šis cilvēks, kuram varētu uzticēt sava uzņēmuma grāmatvedības kārtosānu.
Ne vienmēr var atrast kādu grāmatvedi starp paziņām vai paziņu paziņām. Otra iespēja ir meklēt to internetā – forumos, sociālajos tīklos vai vienkārši ierakstot interneta meklētājā frāzi “grāmatvedības pakalpojumi” vai “ārpakalpojumu grāmatvedis”. Noteikti atradīsiet neskaitāmus rezultātus. Neslinkojiet. Izpētiet viņu mājaslapas un piezvaniet vai vismaz aizrakstiet pieciem uzņēmumiem. Pastāstiet par savu situāciju. Ja iespējams, sarunājiet tikšanos klātienē un noslēdziet līgumu ar uzticamāko un izdevīgāko.
Jaunajiem uzņēmējiem, kas tikko uzsākuši darbību, grāmatvedības firmas mēdz īslaicīgi piedāvāt īpaši izdevīgus nosacījumus. To vajag izmantot.
Datu drošība un negaidītas situācijas
- Pirms līguma slēgšanas obligāti noskaidrojiet, kur glabāsies Jūsu uzņēmuma dati un, kā tos būs iespējams dabūt ārā, ja šāda vajadzība rastos. (Piemēram, ja vēlaties mainīt grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēju.)
- Pārbaudiet Uzņēmumu reģistrā vai grāmatvedības firmai nav maksātnespēja, nodokļu parādi vai citas problēmas.
- Noskaidrojiet, cik cilvēki strādā konkrētajā firmā. Uzņēmumos, kur strādā tikai viens darbinieks, var rasties problēmas brīžos, kad grāmatvedis saslimst, dodas atvaļinājumā, komandējumā, nolemj mainīt nodarbošanos vai pat nomirst.
Neparedzēti pavērsieni biznesā vienmēr var gadīties un arī gadās. Svarīgi būt sagatavotiem dažādiem scenārijiem un zināt, ko katrā no tiem darīt.