IESPĒJAS UN PRIEKŠROCĪBAS
Latvijas ģeogrāfiskais stāvoklis, Rīgas attīstītā infrastruktūra un samērīgās cenas padara galvaspilsētu par ļoti piemērotu vietu starptautisko konferenču, semināru un simpoziju organizēšanu uzņēmumiem un akadēmiskajām aprindām. Organizētājiem, kam pašiem trūkst pieredze pasākumu rīkošanā var izlīdzēt pasākumu aģentūras, kas specializējas šādu pakalpojumu sniegšanā.
Pasākumu aģentūras loma
Pasākumu un svētku aģentūras Latvijā nodrošina pilnu pakalpojumu klāstu veiksmīgai konferenču organizēšanai, t.sk. telpu izvēle un rezervācija, koordinācija, tehniskā aprīkojuma nodrošināšana, ēdināšana, transports, viesu izmitināšana, prezentācijas materiālu sagatavošana, tulkošana u.c.
Pieredzējušas aģentūras spēj nodrošināt gan nelielu (līdz 50 dalībniekiem) konferenču norisi, gan apjomīgu starptautisko forumu (vairāki simti dalībnieku) organizēšanu. Pasūtītājiem atliek izmantot savus personīgos sakarus un parūpēties par pasākumu saturisko pusi un moderāciju. Vajadzības gadījumā arī saturiskās daļas aizpildīšana var piesaistīt profesionāļu palīdzību.
Izvēloties rīkotājus, vēlams aptaujāt vairākas firmas un ievākt par tām papildus informācija. Pieredze, atsauksmes no iepriekšējiem klientiem, izmaksas un personīgais kontakts ir galvenie kritēriji, kas būtu jāņem vērā. Ja cena ir pievilcīga, bet jau sākotnēji liekas, ka labāk izvēlēties citu partneri, uzticieties savai intuīcijai. Pasākumu organizēšana Smart Stream aģentūrā, Eži, Event Agency, Hugo Event vai kādā citā firmā – potenciālo kandidātu loks ir gana plašs.
Lielākos uzņēmumos, valsts iestādēs vai starptautiskajās organizācijās pasākumu organizēšana nereti tiek uzticēta mārketinga vai organizācijas nodaļai. No izmaksu un pieredzes uzkrāšanas viedokļa šis ir labs risinājums, bet jāvērtē, vai organizējot pasākumus darbinieki netiek atrauti no savu tiešo darba pienākumu pildīšanas.
Telpas un tehniskie risinājumi
Konferences norises vietas izvēle atkarīga no dalībnieku skaita, pasākuma formāta, kā arī rīkotāju vēlmēm un vajadzībām. Rīgā ir samērā daudz telpas, kas atbilst konferenču organizēšanas vajadzībām – viesnīca Latvijā, Tallink Hotel, Radisson Blu viesnīcas, Gaismas pils, Elefant hotel un daudzas citas. Organizatoriem, kas vēlas rīkot pasākumus ārpus Rīgas arī ir ļoti plašas iespējas – muižas, pilis, viesu nami vai viesnīcas ar lielākām konferenču zālēm. Tiesa, starptautiskajiem pasākumiem loģistikas dēļ parasti tiek izvēlētā Rīga, retāk arī Jūrmala, kas spēj uzņemt līdz 300 viesiem. Tiesa, Jūrmalā lielākais izaicinājums ir ēdināšanas pakalpojumu nodrošināšana lielākam dalībnieku skaitam (skat. pārskatu šeit.)
Lai aptvertu plašāku pasākuma dalībnieku loku un piesaistītu starptautiski atzītus ekspertus aizvien biežāk tiek izvēlēts pasākuma hibrīdformāts. Ja agrāk tas bija nišas produkts, tad pēckovid laikmetā tiešsaistes pasākumi ir kļuvuši krietni populārāki. Tā ietvaros daļa dalībnieku piedalās klātienē, bet citi pieslēdzas attālināti no savām mītnes zemēm. Šāda pieeja ir noderīga, taču jāatceras, ka interesantākās sarunas un personīgo kontaktu veidošana visbiežāk noris kafijas pauzēs un saviesīgajā daļā nevis pašā konferencē.
Transporta un loģistikas nozīme
Rīgas starptautiskā lidosta nodrošina plašu tiešo un savienojošo reisu iespējas, kas ļauj pie mums nokļūt viesiem ne tikai no Eiropas, bet visas pasaules. Transporta organizēšanai uz vietas kalpo labi attīstīts privātā un sabiedriskā transporta tīkls.
Šobrīd nav problēmas iznomāt vienu vai vairākus autobusus viesu transportēšanai uz pasākuma norises vietu, taču vairums Rīgas apmeklētāju parasti izvēlas pārvietoties ar kājām, taksometru, t.sk. Bolt vai retāk izmanto īstermiņa auto nomas pakalpojumus.
Arī pasākumu organizatori parasti cenšas parūpēties par saviem viesiem un vajadzības gadījumā piedāvā nodrošināt transportu no lidostas līdz Rīgas centram vai citai pasākuma norises vietai.
Konferenču izmaksas un valsts atbalsts
Neskatoties uz straujo cenu kāpumu, konferenču un cita veida pasākumu organizēšana Latvijā joprojām ir finansiāli izdevīgāka, kā vairumā Rietumeiropas valstu. Telpu noma, ēdināšana, transports, tehniskais nodrošinājums un darbaspēka izmaksas Latvijā ir būtiski zemākas kā Austrijā, Zviedrijā, Norvēģijā vai Beļģijā.
Papildus tam valsts, LIAA personā nodrošina līdzfinansējumu starptautisko konferenču organizēšanā. Atbalsta apjoms atkarīgs no pasākuma veida, dalībnieku skaita un mītnes zemes. Pasākumiem, kuros piedalās tikai Latvijas, Lietuvas un Igaunijas pārstāvji atbalsta apjoms ir zemāks kā konferencēm ar plašāku dalībnieku sastāvu.
LIAA atbalstītās pasākuma izmaksas (50% vai 60% apmērā)
- Ēdināšana.
- Transports konferenču, kongresu un semināru dalībnieku kopīgai pārvadāšanai starp pasākuma norises vietām Latvijā.
- Telpu nomas un tehniskā aprīkojums
- Piesaistīto lektoru honorāri.
- Tūrisma objektu apmeklējuma izmaksas, t.sk. gida pakalpojumi.
Šobrīd pieteikšanās atbalstam ir noslēgusies, taču varam prognozēt, ka tuvākajā laikā šī programma tiks atjaunota. Plašāk par LIAA atbalstu varat lasīt šeit.
Detalizēts izmaksu plāns ir viens no galvenajiem uzdevumiem, kas jāizpilda pirms konferenču organizēšanas. Pasākumu organizatori un aģentūras bieži piedāvā detalizētus izmaksu aprēķinus, kas ļauj pasākuma rīkotājiem izprast kopējās izmaksas un iespējamos papildus izdevumus. Atkarībā no pasūtītāja budžeta pasākumu ir iespējams rīkot gan pēc minimālās, gan luksus programmas.
Pasākuma plānošana un programmas veidošana
Tas, cik veiksmīga būs konference, seminārs, simpozijs vai cita veida pasākums lielā mērā ir atkarīgs no plānošanas. Pasākuma programmas izstrāde ir viens no būtiskākajiem procesiem, kas ietver prezentāciju plānošanu, paneļdiskusijas, darba grupas un tīklošanās (“networking”) iespējas.
Nedrīkst aizmirst arī par mārketingu un reklāmu. Sociālie tīkli, digitālā reklāma, tradicionālie komunikācijas kanāli vai personīga pazīšanās. Atkarīgā no pasākuma formāta, rīkotāju profesionalitātes un pieredzes lietderīgs var būt ikviens no šiem kanāliem.
Ne mazāk svarīgi par saturisko daļu ir arī izklaidējošā programma. Dalībnieki plānojot savu laiku un izvēloties piedalīties vienā vai otrā konferencē, citiem faktoriem esot vienlīdzīgiem, izvēlēsies piedalīties konferencē ar labāku izklaidējošo daļu.
Latvijā konferenču ietvaros tiek organizētas ekskursijas pa Rīgu vai Latvijas reģioniem, lai dalībniekiem sniegtu iespēju neformālākā gaisotnē izbaudīt vietējo kultūru. Tāpat arī izklaides pasākumi, piemēram, kultūras vakari, koncerti vai vietējo ēdienu degustācijas, palīdz veidot labāku pieredzi un palielina pasākuma kopējo vērtību.